1. Preambolo
Le presenti condizioni generali (di seguito «CG») disciplinano l’utilizzo dei servizi offerti da YESbusiness Sàrl, società iscritta nel registro di commercio con il numero IDI CHE-444.646.675, con sede a Reichenbachstrasse 118A, 3004 Berna, Svizzera (di seguito «YESbusiness»).
Creando un conto o utilizzando la piattaforma YESbusiness (di seguito «la Piattaforma»), l’utente accetta espressamente e senza riserve le presenti CG.
2. Oggetto del contratto
YESbusiness mette a disposizione degli utenti una soluzione software online (Software as a Service – SaaS) che consente loro di gestire la contabilità, l’IVA e le operazioni bancarie della propria attività professionale.
Il contratto ha per oggetto esclusivamente la messa a disposizione di questa Piattaforma e non comprende alcun mandato di consulenza giuridica, fiscale o contabile. YESbusiness non è né una fiduciaria né un fornitore di servizi di revisione. L’utente resta unico responsabile della propria contabilità, dei propri rendiconti e dichiarazioni, nonché del rispetto dei propri obblighi legali.
3. Campo d’applicazione
I servizi di YESbusiness sono destinati esclusivamente a professionisti domiciliati o con sede in Svizzera, quali:
- Indipendenti e freelance
- Piccole e medie imprese (PMI)
- Associazioni e organizzazioni senza scopo di lucro
- Fiduciarie e contabili che tengono la contabilità dei propri clienti
Creando un conto, l’utente conferma di essere domiciliato o di avere la propria sede in Svizzera. La Piattaforma non è offerta a utenti stabiliti fuori dalla Svizzera. Se un utente dissimula un domicilio o una sede all’estero, YESbusiness non ne risponde e si riserva il diritto di risolvere il contratto con effetto immediato.
4. Accesso alla Piattaforma
L’accesso alla Piattaforma richiede:
- Una connessione Internet stabile,
- Un browser aggiornato e compatibile con gli standard web moderni,
- La creazione preventiva di un conto utente tramite il modulo di registrazione online.
L’utente è responsabile della riservatezza delle proprie credenziali. Ogni utilizzo del servizio con tali credenziali è considerato effettuato dall’utente. Questi informa YESbusiness senza indugio di ogni utilizzo non autorizzato del proprio conto di cui venga a conoscenza.
5. Periodo di prova gratuito
Ogni nuovo cliente ha diritto a un periodo di prova gratuito di 14 giorni. Non esiste un’offerta gratuita permanente.
Al termine di tale periodo, l’utente deve sottoscrivere un abbonamento per continuare ad accedere al servizio. In assenza di sottoscrizione, la società interessata viene archiviata conformemente all’articolo 7.
6. Abbonamenti e condizioni finanziarie
6.1 Tariffe
Le tariffe sono indicate in franchi svizzeri (CHF) e si intendono IVA esclusa. Il listino in vigore è disponibile sul sito ufficiale di YESbusiness.
6.2 Pagamento
Il pagamento avviene mensilmente, con carta di credito tramite Stripe. Su richiesta indirizzata al supporto può essere concordata una fatturazione annuale. Nessun altro mezzo di pagamento è accettato senza previo accordo scritto di YESbusiness.
6.3 Fatturazione
Le fatture sono messe a disposizione dell’utente in formato PDF nell’interfaccia cliente.
6.4 Revisione dei prezzi
YESbusiness può modificare le proprie tariffe con un preavviso di almeno 30 giorni. L’utente ha la possibilità di disdire il contratto qualora non accetti le nuove tariffe.
6.5 Ritardo di pagamento
In caso di mancato pagamento, YESbusiness può sospendere l’accesso al servizio e successivamente archiviare la società interessata conformemente all’articolo 7.
7. Durata, disdetta e archiviazione
7.1 Durata
Il contratto è concluso a tempo indeterminato e si rinnova automaticamente ogni mese.
7.2 Disdetta
L’utente può disdire il proprio abbonamento in qualsiasi momento tramite l’interfaccia cliente. La disdetta ha effetto alla fine del mese in corso.
YESbusiness può risolvere il contratto per gravi motivi, in particolare in caso di mancato pagamento, di utilizzo abusivo o illecito del servizio, o di violazione delle presenti CG.
7.3 Archiviazione al termine dell’abbonamento
Al termine dell’abbonamento o del periodo di prova, la società interessata non viene cancellata, bensì archiviata. I dati (scritture contabili, documenti, profili) sono conservati; l’accesso alla società è sospeso finché nessun abbonamento attivo la copre.
L’archiviazione non comporta quindi alcuna perdita di dati. Essa non dispensa tuttavia l’utente dall’esportare e salvare i propri dati: vedere l’articolo 7.6.
7.4 Riattivazione
Una società archiviata può essere riattivata sottoscrivendo un nuovo abbonamento che la riguardi.
L’archiviazione non è una modalità di utilizzo del servizio e non serve a ridurne il costo: il susseguirsi ripetuto di periodi di archiviazione e di riattivazione non è ammesso. Il numero di cicli di archiviazione e riattivazione è limitato ed è oggetto di un controllo manuale da parte di YESbusiness.
Qualora la riattivazione sia intesa a registrare o contabilizzare operazioni relative a un periodo archiviato, i corrispondenti mesi di archiviazione sono fatturati retroattivamente, previo controllo manuale, quale condizione della riattivazione.
YESbusiness si riserva il diritto di rifiutare una riattivazione manifestamente abusiva.
7.5 Cancellazione dei dati su richiesta
L’utente può chiedere in qualsiasi momento la cancellazione definitiva dei propri dati scrivendo a support@yesbusiness.ch. La cancellazione avviene con riserva degli obblighi legali di conservazione e dei dati necessari alla fatturazione e alla prova. Una volta cancellati, i dati non possono più essere recuperati.
7.6 Esportazione e salvataggio
L’utente resta interamente responsabile dell’esportazione e del salvataggio dei propri dati prima del termine del proprio abbonamento. La Piattaforma mette a disposizione strumenti per scaricare i dati rilevanti (scritture contabili, documenti, ecc.). Dopo l’archiviazione non è possibile alcun accesso ai dati senza riattivazione.
Spetta all’utente, e non a YESbusiness, rispettare i propri obblighi legali di conservazione, in particolare il termine di dieci anni dell’art. 958f CO.
8. Funzionalità del servizio
La Piattaforma comprende i seguenti moduli:
- Contabilità (registrazione, scritture, chiusura)
- Importazione di file bancari e collegamenti bancari
- IVA
- Assistente IA (art. 9) e connettore per assistenti IA di terzi (art. 9.6)
- Area partner per le fiduciarie (art. 10)
La composizione dei moduli può evolvere con lo sviluppo della Piattaforma.
9. Assistente IA
9.1 Attivazione facoltativa
La Piattaforma integra un assistente conversazionale basato sull’intelligenza artificiale. Il suo utilizzo è facoltativo: presuppone un’attivazione esplicita da parte dell’utente. Tutte le altre funzionalità restano utilizzabili senza l’assistente.
9.2 Funzionamento
L’assistente si basa sul servizio Gemini di Google (offerta a pagamento). Per produrre una risposta, il contenuto della conversazione nonché i dati della società necessari al contesto (per esempio saldi, scritture, profilo dell’impresa) sono trasmessi a tale fornitore. Le richieste sono trattate sull’infrastruttura europea di Google, in Svizzera (regione di Zurigo) o nell’Unione europea. Google non utilizza questi dati per addestrare i propri modelli; le modalità dettagliate figurano nell’Informativa sulla protezione dei dati.
9.3 Assenza di consulenza e verifica da parte dell’utente
Le risposte dell’assistente sono suggerimenti generati automaticamente. Possono essere incomplete o errate e non costituiscono né una consulenza contabile, né fiscale, né giuridica. L’utente le verifica prima di ogni utilizzo e resta unico responsabile delle scritture, dei rendiconti e delle decisioni che ne derivano.
9.4 Conservazione e controllo delle conversazioni
Le conversazioni con l’assistente sono conservate da YESbusiness. Sono utilizzate per migliorare la qualità del servizio nonché per verificare che la Piattaforma non venga utilizzata a fini illeciti o illegali.
9.5 Utilizzo
L’utilizzo dell’assistente a fini illeciti, abusivi o contrari alle presenti CG è vietato. Possono essere applicati limiti di utilizzo (quote, limitazione del numero di richieste) per garantire la stabilità del servizio.
9.6 Assistenti IA collegati (connettore YESbusiness)
La Piattaforma mette a disposizione un connettore che consente all’utente di collegare alla propria contabilità un assistente IA di terzi di sua scelta (per esempio Claude, ChatGPT o un altro client compatibile). L’utilizzo del connettore è facoltativo e richiede un abbonamento attivo per almeno una società; YESbusiness non applica alcun supplemento per il connettore, e l’utente paga direttamente il proprio fornitore di assistente secondo le condizioni di quest’ultimo.
L’assistente di terzi e il suo fornitore non fanno parte del servizio di YESbusiness: sono regolati dalle condizioni e dall’informativa sulla privacy del fornitore, e YESbusiness non assume alcuna responsabilità quanto alla loro disponibilità, al loro funzionamento, all’esattezza delle loro risposte o al trattamento dei dati da essi effettuato. Il trattamento dei dati da parte del fornitore scelto dall’utente è descritto all’articolo 9.6 dell’Informativa sulla protezione dei dati.
Al momento del collegamento, l’utente sceglie le società interessate e il livello di diritti concesso all’assistente, che non può mai superare i propri diritti nella società: lettura; scritture con conferma, con l’assistente che prepara scritture che l’utente conferma personalmente nella Piattaforma o dal proprio assistente; scritture autonome, con l’assistente che registra direttamente entro un limite di importo per collegamento fissato dall’utente, mai in un esercizio chiuso e senza mai cancellare dati. Ogni scrittura creata da un assistente è identificata come tale, figura nell’elenco delle attività IA della società e può esservi annullata.
L’articolo 9.3 si applica a tutte le risposte e scritture provenienti da un assistente collegato: l’utente le verifica e resta unico responsabile della propria contabilità. L’utente risponde di ogni utilizzo del connettore tramite i propri collegamenti, anche da parte delle persone a cui ha dato accesso al proprio assistente. Il connettore non dà accesso né agli abbonamenti e ai pagamenti, né alla gestione dei membri, né alle credenziali bancarie.
L’utente può revocare un collegamento in ogni momento nelle impostazioni del proprio account. YESbusiness può limitare (quote, numero di richieste) o sospendere un collegamento per motivi di sicurezza o di stabilità del servizio, nonché in caso di utilizzo abusivo o contrario alle presenti CG. Il connettore non deve essere utilizzato per eludere i diritti d’accesso della Piattaforma né per introdurvi dati ai sensi dell’articolo 14.
10. Conti multiutente, fiduciarie e diritti d’accesso
La Piattaforma consente alla società titolare di un conto di concedere diritti d’accesso ai propri collaboratori, alla propria fiduciaria o a terzi, in particolare tramite l’area partner.
La società che apre un conto e attribuisce tali diritti è unica responsabile:
- dell’attribuzione, dell’estensione e della revoca di tali diritti, in particolare al termine di un mandato o di un rapporto di lavoro;
- della legittimazione delle persone che autorizza ad accedere ai propri dati;
- del fatto di essere legalmente abilitata a tenere, o a far tenere, la contabilità in questione.
YESbusiness non verifica né i mandati, né le autorizzazioni, né le qualifiche professionali delle persone alle quali è concesso un accesso, e non si assume alcuna responsabilità a tale titolo.
11. Disponibilità e manutenzione
YESbusiness si adopera per garantire una disponibilità del servizio del 95 % su base annua, salvo casi di forza maggiore o interventi di manutenzione pianificati.
La manutenzione pianificata viene comunicata in anticipo. YESbusiness si riserva il diritto di sospendere temporaneamente l’accesso al servizio per ragioni tecniche o di sicurezza.
12. Assistenza clienti
L’assistenza è fornita per posta elettronica al seguente indirizzo: support@yesbusiness.ch. Il termine di risposta garantito è di 48 ore lavorative.
Non è offerta alcuna assistenza telefonica o chat dal vivo. L’assistente IA integrato nella Piattaforma non è un canale di assistenza: le sue risposte non vincolano YESbusiness.
13. Audit e controllo
YESbusiness fornisce i propri servizi in modalità SaaS (Software as a Service) attraverso un’infrastruttura condivisa e standardizzata. Di conseguenza, agli utenti non è concesso alcun diritto di audit, di controllo o di accesso ai sistemi interni, al codice sorgente o alle installazioni tecniche di YESbusiness o dei suoi subappaltatori.
Ogni richiesta di informazioni complementari sulle misure di sicurezza o sulle procedure interne può essere indirizzata a YESbusiness, che si riserva il diritto di rispondervi nei limiti del ragionevole e senza compromettere la riservatezza, la sicurezza o gli interessi commerciali della società.
14. Obblighi dell’utente
L’utente si impegna a:
- Registrare dati esatti, completi e aggiornati,
- Rispettare le leggi fiscali e contabili svizzere,
- Non utilizzare il servizio per attività illecite o fraudolente,
- Non compromettere la sicurezza o la stabilità della Piattaforma.
L’utente si impegna a non registrare, memorizzare, trasmettere o trattare tramite la Piattaforma dati di carattere illecito, in particolare:
- contenuti diffamatori, discriminatori o che incitano all’odio,
- dati contrari all’ordine pubblico o al buon costume,
- informazioni lesive dei diritti di terzi (in particolare proprietà intellettuale, sfera privata),
- dati personali degni di particolare protezione ai sensi della legislazione svizzera (per es. dati sanitari), salvo che ciò sia strettamente necessario all’utilizzo del servizio.
YESbusiness non procede ad alcuna sorveglianza attiva dei contenuti registrati, ma si riserva il diritto di limitare o bloccare l’accesso a qualsiasi conto utente in presenza di indizi seri o di una segnalazione di contenuti illeciti o contrari alle presenti CG.
In caso di sospetto fondato, YESbusiness può:
- disattivare temporaneamente o definitivamente l’accesso al conto interessato,
- conservare i dati a fini di prova,
- informare le autorità competenti se un obbligo legale lo giustifica.
L’utente è informato che l’utilizzo della Piattaforma comporta responsabilità legali personali. Ogni infrazione alla legislazione in vigore potrà comportare la risoluzione immediata del contratto, senza indennità, e se del caso azioni civili o penali.
15. Sicurezza e protezione dei dati
15.1 Hosting
I dati principali degli utenti (banca dati e file) sono ospitati in Svizzera. La Piattaforma è distribuita ed eseguita tramite l’infrastruttura di Cloudflare, la cui rete tratta le richieste su scala mondiale. Alcuni servizi tecnici (trattamento dei pagamenti, invio di e-mail, generazione di PDF, misurazione del pubblico) implicano un trattamento fuori dalla Svizzera. L’assistente IA è trattato sull’infrastruttura europea di Google (art. 9.2).
15.2 Trattamento dei dati
I dati personali e professionali degli utenti sono trattati conformemente alla Legge federale sulla protezione dei dati (LPD) riveduta, in vigore dal 1° settembre 2023. Se del caso, YESbusiness rispetta inoltre i principi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell’Unione europea.
Le modalità dettagliate figurano nell’Informativa sulla protezione dei dati di YESbusiness, che costituisce parte integrante delle presenti CG.
15.3 Misure tecniche e salvataggi
YESbusiness attua misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati e prevenire ogni perdita, accesso non autorizzato, alterazione o distruzione, in particolare la cifratura delle comunicazioni (HTTPS/TLS), una gestione degli accessi rigorosamente controllata e la registrazione delle operazioni critiche. Sono effettuati salvataggi automatici quotidiani al fine di assicurare la continuità del servizio e di consentire il ripristino in caso di incidente tecnico.
16. Ricorso a subappaltatori e fornitori terzi
Al fine di assicurare la fornitura, il buon funzionamento e il miglioramento continuo della propria Piattaforma, YESbusiness ricorre a fornitori tecnici e subappaltatori specializzati, in particolare per l’hosting, il trattamento dei dati, la generazione di documenti, l’invio di e-mail transazionali, il trattamento dei pagamenti, la misurazione del pubblico e l’assistente IA.
YESbusiness collabora in particolare con i seguenti fornitori:
- Xano (Svizzera) – banca dati, logica applicativa e archiviazione dei file
- Google Cloud (Svizzera) – infrastruttura di hosting
- Cloudflare (Stati Uniti, rete mondiale) – distribuzione, sicurezza ed esecuzione dell’applicazione web
- Google – Gemini (Svizzera – regione di Zurigo, o Unione europea) – assistente IA
- Google – Places API – suggerimenti di indirizzi durante la digitazione
- Stripe (Irlanda / Stati Uniti) – trattamento dei pagamenti con carta di credito
- Postmark (Stati Uniti) – invio sicuro di e-mail transazionali
- PDF.co (Stati Uniti) – generazione di file PDF
- PostHog (Unione europea) – misurazione del pubblico e analisi dell’utilizzo
Questi fornitori possono, nel quadro strettamente delimitato del loro incarico, accedere ai dati degli utenti. YESbusiness vigila affinché tutti i subappaltatori rispettino la legislazione svizzera sulla protezione dei dati nonché, se del caso, gli standard del RGPD.
Quando dei dati sono trasferiti fuori dalla Svizzera o dall’UE, YESbusiness vigila affinché tali trasferimenti rispettino le garanzie legali applicabili (per es. decisione di adeguatezza, clausole contrattuali tipo).
YESbusiness non può essere ritenuta responsabile delle interruzioni o dei danni causati da un malfunzionamento o da una colpa imputabile a un fornitore terzo, finché questi agisce in modo indipendente, salvo colpa grave o intenzionale di YESbusiness nella scelta o nel controllo di tale fornitore.
In caso di modifica significativa dell’elenco dei fornitori essenziali con un impatto sulla protezione dei dati o sulla sicurezza del servizio, YESbusiness si impegna a informare gli utenti entro un termine ragionevole.
17. Proprietà intellettuale
La Piattaforma, compresi il suo design, il suo codice, i suoi marchi, i suoi loghi e i suoi contenuti, è protetta dai diritti di proprietà intellettuale. Nessun diritto è ceduto all’utente.
È vietato copiare, modificare, distribuire o riprodurre in tutto o in parte il servizio senza previa autorizzazione scritta di YESbusiness.
I dati registrati dall’utente restano di sua proprietà.
18. Limitazione di responsabilità
YESbusiness non può essere ritenuta responsabile dei danni indiretti, delle perdite di fatturato, di dati o di esercizio derivanti dall’utilizzo o dall’impossibilità di utilizzare il servizio.
In ogni caso, la responsabilità di YESbusiness è limitata a un importo massimo equivalente a tre mesi di abbonamento pagati.
19. Modifiche delle CG
YESbusiness si riserva il diritto di modificare in qualsiasi momento le presenti CG. Le modifiche saranno comunicate per via elettronica o tramite la Piattaforma con un preavviso di 30 giorni.
L’utente è considerato aver accettato le nuove CG se continua a utilizzare il servizio dopo tale termine.
20. Disposizioni finali
20.1 Nullità parziale
Se una disposizione delle presenti CG è dichiarata invalida o inapplicabile, le altre disposizioni restano in vigore.
20.2 Diritto applicabile e foro competente
Le presenti CG sono sottoposte al diritto svizzero. Restano riservate le disposizioni imperative in materia di protezione dei consumatori. Ogni controversia sarà decisa esclusivamente dai tribunali competenti della sede di YESbusiness, ossia a Berna, Svizzera.